在职场，从面试求职、组织开会、绩效评估，或是商场上的销售分析，除了专业技术，沟通是每个人不可或缺的基本能力。该如何说重点？不论外商顾问、企业家，他们都常使用条列式表达，不但使听者易懂，自己还得背负浓缩、转化资讯的责任，在资讯爆炸的社会，是必备技能。
不过，单纯的「条列式」，可能仅减少资讯量，不一定确实传达原本内容的完整意思。擅长企管咨询的日本作家杉野干人在《原来，这才叫说‧重‧点》一书中，提倡「超条列式表达」，建议在条列式的过程，加入结构化、故事化、讯息化等三大要素，更能精简聚焦，打动人心。
1.结构化：先整理资讯
有一名员工，向主管报告会议记录，撰写以下内容：
‧业务员人手不足。
‧因为有强力竞争产品，所以陷入苦战。
‧客服中心的服务技能培训来不及应对。
‧业务部门的短期职员增多。
‧其余事项，业务部将于经营会议中报告，请求支援。
杉野干人分析，上述内容虽然采取条列式表达，但以整体性而言，无法使人一眼找到重点。结构化的意思，是要整理资讯，把最想说的话列为主干，补充讯息则是枝叶，对方才能看出结构中的意义及关联性。
因此，同样一份内容，可改写为：
‧讨论了三项问题点：
─业务员人手不足。
─因为有强力竞争产品，所以陷入苦战。
─客服中心的服务技能培训来不及应对。
‧决定了两项因应对策：
─业务部门的短期职员增多。
─其余事项，业务部将于经营会议中报告，请求支援。
改良的做法，将五个句子，改为二个群组，把语句的状态、现象分门别类，同时也做出时间区隔，「讨论了三项问题点」是指现在的问题，「决定了两项因应对策」则是将来实行的方式，表达更清晰。
2.故事化：让文字更有吸引力
有了结构化的条列式文字，还须加上故事性，才能吸引对方，最好的方法，是立即说出对方期待的事情，作为引言。举例来说，面试时回答「你的强项」，A在条列式先陈述「我曾上过英语会话教室，奠定英语会话基础」；B则直接点出「我的强项是以海外企业为对象的英语能力」。相较之下，B先回答重点，再接续谈细节，更有机会引起面试官兴趣。
故事化的另一个诀窍，是使用专有名词，让概念更具体。举例而言，在履历表中，「有在新加坡居留的经验」，会比「有在海外居留的经验」更深刻，甚至，对方若对新加坡很熟悉，更能创造进一步话题。
另一方面，处理重大议题时，我们常用MECE（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive）分析法，意指互不遗漏、重复。不过，杉野干人强调，使用超条列式时，应打破MECE分析法，因为巨细靡遗的表达方式，会让诱因消失，无法利用重点，抓住阅听者兴趣。更好的作法是，使用MECE分析来完整思考，但条列式表达，只锁定对方重视的部分加强论述。
3.讯息化：别让人觉得「所以呢？」
在讯息化的概念中，条列者应表达自己的意志，赞成、反对，想做、不想做等，避免听者产生「问号」的想法。
你可以做的是，先排除「隐性赘述」，减少不必要的字词。例如，「我要努力工作，做事有效率」，这句话便是重复词句，把理所当然的事情讲得头头是道，只会让人觉得不知所云。挑选词汇时，也应注意避免「空泛」的字。像是「改善」营收、「强化」事业等，都不够具体，无法传达所想讲的讯息。
最后，想要有助于表达立场的诀窍，就是使用数字，取代形容词、副词。例如，规画营运目标时，若只是条列「制造多项新产品」，并没有实际洞见，改成「3年内制造5项以上的新产品」，相对就有说服力，才是真正的讯息。
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